2种常用待办事项清单法+工具实操介绍

创建待办事项清单的方法有很多。你可能已经熟悉了其中一个。但是，恐怕自己都清楚究竟哪个方法适合你。下面整理工作场所最常用的两种待办清单方法。你只需要掌握这两种方法就够用了。

一、四象限法

“四象限”法也被称为“艾森豪威尔盒子”。无论是“四象限”法还是“艾森豪威尔盒子”，它们的原则和本质都是一样的。这是一种在冲突性的任务之间分配时间的工具。四象限矩阵由四个象限组成，如下所示：

任务根据优先级分配到不同的象限。以产品经理为例，大多数产品经理花大部分时间与客户、开发、设计和技术部门进行沟通和协调。写需求文件、绘制产品原型、内部小型会议、培训等琐碎的事情占用的时间稍小。根据四象限进行分类：

•第一象限的任务应立即处理：救火、改变BUG、安抚已经生气的客户——这些都是马上要做的！

•第二象限中的任务并不可怕，但应安排在不久的将来完成：学习、规划、沟通等；

•第三象限中的任务可以分配给其他人：我们经常犯错主要是将紧急当成优先，而不是把重要当成优先，所以我们经常本末倒置，比如临时接收活动。这种事情似乎很紧急，但拖延甚至缺席并不优雅。

•第四象限中的任务可以适度放弃:消遣、购物、旅游——这样的事情可以有时间和空闲时间在安排。

利用飞项的自定义，我们可以优先分配手头的任务，每天将80%的时间和精力解决重要的事情。

二、GTD法

戴维·艾伦的GTD是当今最著名的任务管理方法之一。

GTD是Gettingtingsdone的缩写，意思是“处理好自己需要做的事情”，这是一种管理时间的方法。GTD的核心概念是记录要做的事情，然后整理安排，让自己一一执行。GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾和执行。

1、收集。GTD的核心理念是清空大脑，然后按照设定的路线逐步实施和收集相关信息。

在日常工作中，每当上级为我们安排任务时，如果我们想记录未来要做的所有工作，我通常会通过[飞项小姐姐]快速创建事项。每次安排任务，我只需要在手机上输入时间和要完成的工作，飞项小姐姐可以识别智能时间，快速创建文本，使用方便高效。

2、整理。飞项还将帮助您区分和整理任务。整理就是对这些事情进行分类，看看哪些事情可以立即完成，哪些事情最近要做，哪些事情将来要做，区分这些任务。这与第一个列表法非常相似。

一般来说，在用飞项记录任务后，我会区分这些任务。如果可以马上完成，比如回复别人的信息，我会马上处理，不会一直拖到后面。

然后我将优先考虑最近要完成的任务，并在飞项应用程序中添加[最近]标签。打上标签的任务可以在[事项]板块的[全量]视图中查看，以便您可以很容易地区分最近要完成的任务。

3、组织。飞项支持任务拆解。组织就是把能做的事情做出项目计划，组织行动方案。在这一步中我们可以把最近要做的任务拆分成一个个可以实行的小任务。

这时，飞项就派上用场了。您可以使用[添加子事项]功能将这些复杂的任务分为多个小任务。如果您需要同事协作完成任务，您可以通过添加[协作人]将任务分配给您的同事，这可以节省沟通所需的时间，并更好地记录谁和我负责同一项工作。

最后，通过[脉络图]查看整个事项的安排，直接在脉络图上创建遗漏的事项，就像思维导图一样方便。

4、执行。拆分工作任务后，我会给每个工作任务添加[提醒]，以免忘记一些事情。对于事项的任务还可以进行自定义设置提醒时间。

所谓执行，就是行动起来，具体落实已经做好计划的工作。

在工作的具体实施阶段，我经常使用[讨论]功能。如果我在工作中遇到任何问题或需要与其他同事沟通，我会直接在[讨论区]沟通，这样沟通非常方便，可以节省沟通成本，提高工作效率。

有时候复杂的事情需要很长时间的讨论，我会直接在【讨论】区预约会议，预约会议可以直接在【小任务】中查看。

每项任务完成后，我将使用飞项的[事项总结]功能重新审查工作，分析工作哪里做得比较好，哪里做得不好，以便随时查阅每项工作的重新审查总结，以便对未来的工作有指导。

5、回顾。飞项帮你搞掂任务提醒。

回顾应贯穿整个工作过程。在回顾阶段，我们需要定期回顾这些工作的进展，以便这些工作能够顺利进行。

此时，我将使用飞项中的早计划和晚总结功能。您可以在[飞项小姐姐]中看到晚总结的报表，可以看到今天增加了几项新任务，今天完成了几项任务，并推迟了几项任务。

以上数据可以帮助我回顾一天的工作，让我了解自己最新的工作进展，随时适当调整工作，让工作尽可能朝着预期的方向发展。

以上是一些关于如何合理利用工作中的时间，做好各种待办事项的小技巧。俗话说，工欲善其事，必先利其器。如果我们想在工作中做好各项任务的待办和时间管理，我们必须学会使用工具。

飞项是一个非常合适的工具，它可以帮助我们记录要做的工作，以免忘记一些事情，节省大量的时间和成本，帮助我们提高工作效率，解决了我们因不能按时完成任务而加班的困扰。